Książka Obiektu Budowlanego (KOB) to podstawowy dokument eksploatacyjny budynku. Prawo budowlane definiuje ją jako dokument służący do dokonywania wpisów dotyczących informacji o obiekcie, przeprowadzanych kontroli, ekspertyz, robót budowlanych, awarii i katastrof.

W praktyce KOB jest „metryką życia” obiektu – z dobrze prowadzoną książką w każdej chwili jesteśmy w stanie:

• wykazać, że przeglądy okresowe były wykonywane w terminach,
• udokumentować remonty, modernizacje i przebudowy,
• potwierdzić, że obiekt był utrzymywany w należytym stanie technicznym i estetycznym, czego wymaga Prawo budowlane.

Dla organów nadzoru budowlanego, biegłych, ubezpieczycieli czy potencjalnego nabywcy nieruchomości KOB jest jednym z kluczowych dokumentów potwierdzających sposób zarządzania budynkiem.

Kto ma obowiązek prowadzenia Książki Obiektu Budowlanego?

Obowiązek prowadzenia KOB wynika z Prawa budowlanego (art. 60–60b). Prowadzi się ją dla każdego budynku oraz niektórych innych obiektów, dla których projekt podlega obowiązkowi sprawdzenia.

Obowiązek nie obejmuje m.in.:

• budynków mieszkalnych jednorodzinnych,
• garaży i budynków gospodarczych w zabudowie jednorodzinnej,
• zabudowy zagrodowej i letniskowej,
• szeregu drobnych obiektów wyszczególnionych w Prawie budowlanym.

W praktyce KOB należy prowadzić dla większości:

• bloków mieszkalnych,
• budynków użyteczności publicznej (biurowce, szkoły, szpitale, urzędy, galerie handlowe),
• budynków usługowych i przemysłowych,
• większych obiektów inżynieryjnych, dla których wymagane jest prowadzenie książki.

Za prowadzenie KOB odpowiada właściciel lub zarządca obiektu, przy czym w samej książce musi zostać wskazana osoba fizyczna odpowiedzialna za jej prowadzenie.

Papierowa czy cyfrowa? Aktualne zasady (KOB vs c-KOB)

Od kilku lat trwa stopniowe przechodzenie z KOB papierowej na Cyfrową Książkę Obiektu Budowlanego (c-KOB), obsługiwaną w rządowym systemie pod adresem c-kob.gunb.gov.pl.

Najważniejsze daty:

• do końca 2023 r. – korzystanie z c-KOB było dobrowolne, obok wersji papierowej,
• od 1 stycznia 2024 r. – dla nowych obiektów książkę zakładamy wyłącznie w formie cyfrowej (c-KOB), co potwierdza komunikat GUNB oraz rozporządzenie z 15.12.2022 r.
• dla obiektów, które już mają papierową KOB, przewidziano okres przejściowy – do końca 2026 r. można prowadzić ją nadal w formie papierowej, ale od 2027 r. wszystkie książki mają być prowadzone wyłącznie cyfrowo.

W praktyce oznacza to, że:

• nowe budynki – od razu zakładamy c-KOB,
• istniejące obiekty – powinniśmy zaplanować migrację danych z książki papierowej do systemu c-KOB w najbliższych latach.

Podstawa prawna i struktura Książki Obiektu Budowlanego

Strukturę i sposób prowadzenia książki określa rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z 15 grudnia 2022 r. w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (Dz.U. 2022 poz. 2778).

Zakres wpisów wynika z przepisów wykonawczych – w uproszczeniu książka musi zawierać m.in.:

1. Dane identyfikacyjne obiektu
   • rodzaj obiektu i adres,
   • dane właściciela i zarządcy,
   • informacje o pozwoleniu na użytkowanie lub zgłoszeniu,
   • numer i data założenia książki, informacja o jej zamknięciu.
2. Informacje o przeprowadzonych kontrolach i przeglądach
   • kontrole okresowe z art. 62 Prawa budowlanego (roczne, pięcioletnie, dodatkowe),
   • kontrole doraźne (np. po wichurach, ulewach, pożarach),
   • specjalistyczne przeglądy instalacji (elektrycznej, gazowej, kominowej, wentylacji, instalacji ppoż.).
3. Informacje o robotach budowlanych
   • remonty, przebudowy, modernizacje,
   • termomodernizacja, wymiana źródła ciepła, instalacja OZE,
   • budowa nowych części obiektu.
4. Awaryjne zdarzenia i ekspertyzy
   • awarie, uszkodzenia, katastrofy budowlane,
   • ekspertyzy techniczne, orzeczenia rzeczoznawców, decyzje organów.
5. Zmiany właściciela lub zarządcy
   • dane nowego podmiotu, daty przejęcia i protokoły.

W systemie c-KOB powyższe informacje wprowadza się w odpowiednich modułach/tabelach, odzwierciedlających ustawowe zakresy wpisów.

Kto może dokonywać wpisów do KOB / c-KOB?

Uprawnienia do wpisów reguluje Prawo budowlane (art. 60e) oraz rozporządzenie. Zgodnie z nimi:

• właściciel lub zarządca obiektu – w zakresie założenia i zamknięcia książki,
• osoba wskazana w książce do jej prowadzenia – odpowiada za bieżące prowadzenie,
• osoby wykonujące kontrole, przeglądy, ekspertyzy – wpisują dane dotyczące przeprowadzonych czynności lub przekazują je osobie prowadzącej KOB, która dokonuje wpisu na podstawie protokołu.

W praktyce warto:

• formalnie wyznaczyć (np. zarządzeniem, uchwałą, zakresem obowiązków) konkretną osobę fizyczną odpowiedzialną za prowadzenie KOB,
• zapewnić jej dostęp do systemu c-KOB oraz szkolenie z obsługi,
• dopilnować, by osoby wykonujące kontrole przekazywały komplet protokołów z danymi niezbędnymi do wpisu.

Dokumentacja z przeglądów a Książka Obiektu Budowlanego – zasada „protokół + wpis”

Kluczowa zasada brzmi: każdy przegląd = protokół + wpis w KOB/c-KOB.

1. Dokumentacja źródłowa – protokoły z kontroli

Każda kontrola lub przegląd powinny zakończyć się protokołem, który zawiera co najmniej:

• datę przeglądu,
• podstawę prawną (np. art. 62 ust. 1 pkt 1–3 Prawa budowlanego),
• zakres kontroli (co sprawdzono),
• dane osoby przeprowadzającej kontrolę (imię, nazwisko, uprawnienia, nr uprawnień),
• opis stanu technicznego (w tym stwierdzone nieprawidłowości),
• zalecenia (zakres robót naprawczych, terminy),
• podpisy.

Protokoły przechowujemy w dokumentacji obiektu (osobne segregatory/archiwum, wersja papierowa lub elektroniczna), a w KOB umieszczamy skondensowane dane – jako wpis.

2. Jak prawidłowo wpisać przegląd do książki (papierowej)?

W wersji papierowej, przy przeglądzie okresowym wpis powinien zawierać m.in.:

• datę kontroli,
• rodzaj kontroli (np. roczna kontrola stanu technicznego elementów narażonych na wpływy atmosferyczne, pięcioletnia kontrola ogólna, kontrola instalacji gazowej, elektrycznej),
• zakres kontroli (w kilku precyzyjnych, technicznych punktach – nie „przegląd budynku”, tylko np. „sprawdzenie stanu pokrycia dachu, obróbek blacharskich, rynien i rur spustowych”, „sprawdzenie sprawności wentylacji grawitacyjnej w lokalach mieszkalnych”),
• dane osoby przeprowadzającej kontrolę (imię i nazwisko, numer uprawnień budowlanych / kwalifikacyjnych),
• stwierdzone nieprawidłowości (np. „zacieki na suficie w lokalu…”, „luźne dachówki nad klatką schodową A”),
• zalecenia z protokołu (np. „wykonać wymianę rynny…” wraz z terminem),
• informację o protokole – numer, data, miejsce przechowywania (np. „Prot. nr 3/2025 – archiwum zarządcy”),
• podpis osoby dokonującej wpisu.

Dzięki temu przy kontroli nadzoru budowlanego możemy łatwo powiązać konkretny wpis w książce z konkretnym protokołem.

3. Jak to wygląda w systemie c-KOB?

W c-KOB wprowadzamy dane w dedykowanych polach formularza, zwykle obejmujących:

• rodzaj i datę kontroli,
• dane osoby kontrolującej,
• wynik (bez uwag / z uwagami),
• wystąpienie nieprawidłowości i zagrożeń,
• zalecenia pokontrolne,
• odwołanie do protokołu (nr, data, plik – system umożliwia załączanie dokumentów).

System c-KOB wymusza kompletność i spójność wpisów, co ułatwia zachowanie poprawnej dokumentacji.

Krok po kroku: jak zorganizować prawidłowe prowadzenie KOB pod kątem przeglądów

Poniżej praktyczny schemat, który można wdrożyć w spółdzielni, wspólnocie czy firmie zarządzającej:

Krok 1 – Harmonogram przeglądów

1. Sporządzamy roczny i wieloletni harmonogram przeglądów wynikających z Prawa budowlanego (roczne, pięcioletnie) oraz wymogów szczególnych (np. przeglądy ppoż., dźwigów, kotłów).
2. Harmonogram powiązujemy z konkretnymi osobami odpowiedzialnymi oraz terminami.

Krok 2 – Wybór wykonawców przeglądów

1. Zapewniamy, że przeglądy wykonują osoby z odpowiednimi uprawnieniami (budowlanymi, energetycznymi, kominiarskimi itp.).
2. W umowach z wykonawcami warto zapisać wymóg dostarczenia protokołów spełniających wymogi Prawa budowlanego.

Krok 3 – Odbiór protokołów

1. Po każdej kontroli odbieramy komplet protokołów w formie papierowej lub elektronicznej.
2. Protokoły katalogujemy (numeracja, data, rodzaj przeglądu).

Krok 4 – Wpis do KOB / c-KOB

1. Na podstawie protokołu sporządzamy wpis do książki – ręcznie w papierowej lub poprzez formularz w c-KOB.
2. Sprawdzamy, czy wpis zawiera wszystkie niezbędne informacje (daty, zakres, dane osoby, zalecenia, odniesienie do protokołu).
3. W systemie c-KOB – dołączamy skan lub plik z protokołem, jeśli system na to pozwala (co znacząco ułatwia późniejsze kontrole).

Krok 5 – Nadzór nad realizacją zaleceń

1. Z protokołów i wpisów w KOB sporządzamy listę zaleceń do realizacji z terminami.
2. Po wykonaniu robót naprawczych:
   • przechowujemy protokoły odbioru prac / faktury / dokumentację powykonawczą,
   • dokonujemy kolejnego wpisu w KOB, opisując wykonane prace (rodzaj robót, wykonawca, daty).

Najczęstsze błędy przy prowadzeniu Książki Obiektu Budowlanego

W praktyce nadzoru budowlanego często powtarzają się te same problemy:

1. Brak wpisów z przeglądów mimo posiadania protokołów
   – dokumentacja źródłowa istnieje, ale książka jest „pusta” dla całych lat.
2. Lakoniczne wpisy typu „Wykonano przegląd”
   – brak rodzaju kontroli, zakresu, danych osoby, zaleceń – utrudnia to wykazanie należytej staranności.
3. Niespójność dat
   – daty w protokołach nie zgadzają się z datami wpisów w KOB; brak powiązania z harmonogramem.
4. Brak informacji o realizacji zaleceń
   – w protokołach wieloletnie, powtarzające się uwagi, brak wpisów o wykonanych naprawach.
5. Niewskazanie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie KOB
   – brak osoby „imiennie” odpowiedzialnej powoduje rozmycie odpowiedzialności.
6. Nieaktualne dane właściciela / zarządcy
   – zmiana właściciela lub zarządcy nie jest odnotowana w książce.
7. Brak procedur przy przejściu z wersji papierowej na cyfrową
   – nieustalone zasady przenoszenia danych, brak weryfikacji kompletności wpisów w c-KOB.

Praktyczne wskazówki, jak prowadzić KOB „bezpiecznie” pod kątem nadzoru

Aby „prawidłowo prowadzić Książkę Obiektu Budowlanego” i nie mieć problemów przy kontroli PINB/GUNB, warto:

• traktować KOB jako żywy dokument, aktualizowany na bieżąco, a nie raz w roku „z pamięci”,
• po każdej kontroli lub istotnym zdarzeniu (awaria, remont) od razu wprowadzać wpis,
• w opisach stosować język techniczny i konkretny (co, gdzie, kiedy, kto, z jakim wynikiem),
• powiązać każdy wpis z konkretnym protokołem i dokumentacją (numer, data, sygnatura, załącznik w c-KOB),
• przechowywać książkę (papierową) w bezpiecznym miejscu i wykonywać okresowe kopie (w przypadku c-KOB – zadbać o dostęp i uprawnienia użytkowników),
• wdrożyć wewnętrzną procedurę (instrukcję) prowadzenia KOB: kto, kiedy, na jakiej podstawie i jak opisuje konkretne zdarzenia,
• regularnie weryfikować, czy wpisy odpowiadają rzeczywistym działaniom w obiekcie (audyt wewnętrzny raz w roku).

Prawidłowe prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego to nie tylko „wypełnianie obowiązku ustawowego”. To przede wszystkim:

• narzędzie zarządzania ryzykiem technicznym i prawnym,
• podstawa do obrony przed roszczeniami (np. po szkodach),
• dowód należytego wykonywania obowiązków właściciela lub zarządcy,
• ważny element budowania wartości nieruchomości.

Kluczem jest zasada: każda kontrola, przegląd, remont czy istotne zdarzenie techniczne = kompletna dokumentacja + rzetelny wpis w KOB / c-KOB. Jeśli zapewnimy spójność między protokołami, harmonogramem a wpisami w książce, przejście na cyfrową KOB oraz ewentualne kontrole nadzoru budowlanego przebiegną znacznie spokojniej.