Prawo budowlane w Polsce zmienia się ewolucyjnie, ale w ostatnich latach właściciele i zarządcy budynków szczególnie odczuli uszczegółowienie obowiązków przeglądowych oraz cyfryzację dokumentacji. Jeśli odpowiadasz za obiekt – od domu jednorodzinnego po centrum handlowe – to właśnie przeglądy okresowe i sposób ich dokumentowania powinny być na Twojej liście rzeczy do stałego monitoringu. W tym przewodniku, w przystępny i praktyczny sposób, podsumowujemy co, kiedy i jak należy kontrolować, oraz jakie zmiany najczęściej dotykają właścicieli i zarządców w 2024–2025 r. i co czeka nas od 2027 r. w kontekście cyfrowej książki obiektu budowlanego (c-KOB).

Ten artykuł nie jest poradą prawną – jest jednak wyczerpującym kompendium praktycznej wiedzy o przeglądach i najważniejszych nowościach, z odwołaniami do obowiązujących przepisów.

Dlaczego przeglądy są tak ważne?

Przeglądy okresowe to nie tylko formalność. To realne bezpieczeństwo użytkowników, ochrona majątku i minimalizacja ryzyk – od awarii instalacji po szkody spowodowane warunkami atmosferycznymi. Regularne kontrole:

• wykrywają usterki zanim staną się problemem,
• pomagają zaplanować budżet na remonty i modernizacje,
• są warunkiem ubezpieczeniowym u wielu ubezpieczycieli,
• i – co istotne – wynikają z ustawy i podlegają kontroli organów nadzoru budowlanego. Kluczowy przepis to art. 62 Prawa budowlanego, który określa zakres i częstotliwość kontroli. SIP Lex

Podstawy prawne: co mówi art. 62 Prawa budowlanego

Art. 62 ustawy – Prawo budowlane precyzuje, że obiekty budowlane podlegają w czasie użytkowania okresowym kontrolom przez właściciela lub zarządcę. Przepisy te mówią m.in. o:

• kontroli rocznej (elementy narażone na wpływy atmosferyczne i eksploatacyjne),
• kontroli pięcioletniej (szerzej – stan techniczny i instalacje elektryczne oraz odgromowe),
• dodatkowych kontrolach – m.in. instalacji gazowych, przewodów kominowych i wentylacyjnych,
• a także o kontrolach dwa razy w roku dla obiektów wielkopowierzchniowych (patrz niżej). SIP Lex

W praktyce to właśnie art. 62 jest Twoją „mapą drogową” – wyznacza „co i kiedy” trzeba sprawdzić, a także jakie terminy stosować przy największych obiektach.

Roczne, pięcioletnie i „wielkopowierzchniowe”: typy kontroli, które musisz znać

Roczny przegląd techniczny

Przegląd roczny koncentruje się na elementach budynku narażonych na wpływy pogody i codziennej eksploatacji, a także na instalacjach, których stan może wpływać na bezpieczeństwo użytkowników. To „przegląd kondycyjny” – im bardziej zróżnicowany i złożony obiekt, tym bardziej warto przygotować listę kontrolną dopasowaną do specyfiki (dachy, elewacja, stolarka, odwodnienie, drożność wpustów, dylatacje, balustrady, anemostaty, zabezpieczenia ppoż. itp.). Podstawę prawną stanowi art. 62 ust. 1 pkt 1. SIP Lex+1

Pięcioletni przegląd techniczny

Przegląd pięcioletni jest szerszy. Obejmuje m.in. ogólną ocenę stanu technicznego i przydatności do użytkowania, estetykę obiektu, a także badanie instalacji elektrycznej i odgromowej (w tym pomiary skuteczności ochrony przeciwporażeniowej, rezystancji izolacji przewodów, stanu uziemień). To moment, w którym zwykle planuje się większe modernizacje lub kompleksowe naprawy. Podstawa: art. 62 ust. 1 pkt 2. SIP Lex

Dwa razy w roku – obiekty wielkopowierzchniowe

W przypadku budynków o powierzchni zabudowy powyżej 2000 m² oraz innych obiektów o powierzchni dachu powyżej 1000 m², kontrole w zakresie rocznym przeprowadza się co najmniej dwa razy w roku: do 31 maja i do 30 listopada. To ważne doprecyzowanie, które w praktyce ma związek z obciążeniami zimowymi (śnieg, lód) i eksploatacją latem. Podstawa: art. 62 ust. 1 pkt 3 oraz komunikaty GUNB. SIP Lex+1

Specjalne kontrole: gaz, przewody kominowe, wentylacja i ochrona środowiska

Poza przeglądem rocznym i pięcioletnim, Prawo budowlane i akty wykonawcze przewidują odrębne obowiązki:

• Instalacje gazowe – regularna kontrola szczelności, osprzętu i zabezpieczeń. To krytyczny punkt bezpieczeństwa, szczególnie w budynkach mieszkalnych i usługowych. Podstawa w art. 62. SIP Lex
• Przewody kominowe (dymowe, spalinowe, wentylacyjne) – obowiązki dotyczą zarówno kontroli (sprawdzenie drożności i ciągu), jak i czyszczenia przewodów z określoną częstotliwością zależną od rodzaju paliwa:
  • co najmniej 4 razy w roku – gdy używasz paliw stałych (np. węgiel, drewno, pellet),
  • co najmniej 2 razy w roku – gdy używasz paliw gazowych lub ciekłych,
  • oddzielnie – okresowe kontrole przewodów kominowych.
    Zasady częstotliwości czyszczeń wynikają z przepisów kominiarskich i praktyki opisanej m.in. w serwisach prawniczych. Infor.pl
• Urządzenia i instalacje służące ochronie środowiska – tu zakres i terminy wynikają z dokumentacji technicznej oraz art. 62 (np. separatory, wentylacja bytowa i p.poż., odzysk ciepła). SIP Lex

W praktyce warto mieć oddzielne karty przeglądów dla: instalacji elektrycznej, odgromowej, gazowej, ppoż., wentylacji i klimatyzacji, dźwigów (w tym UDT), kominów i instalacji sanitarnych.

Terminy krytyczne: do 31 maja i do 30 listopada – kto musi dwa razy w roku?

Jeżeli Twój obiekt spełnia którykolwiek z warunków:

• powierzchnia zabudowy > 2000 m² (typowo: galerie, hale, szkoły, biurowce), lub
• powierzchnia dachu > 1000 m² (dotyczy także „innych obiektów”, np. hal wiatrowanych),

to zakres roczny robisz dwa razy: do 31 maja i do 30 listopada. Warto zaplanować to na stałe w harmonogramie – przegląd „wiosenny” i „jesienny”, żeby wyłapać uszkodzenia po zimie i przygotować obiekt na zimę. Podstawa: art. 62 ust. 1 pkt 3 i wyjaśnienia GUNB. SIP Lex+1

Kto może wykonywać przeglądy i jak wybrać wykonawcę?

Kontrole powinny wykonywać osoby posiadające odpowiednie uprawnienia budowlane w odpowiedniej specjalności (konstrukcyjno-budowlanej, instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń – sanitarnych, elektrycznych, gazowych itd.). Wybierając wykonawcę:

• weryfikuj uprawnienia i przynależność do izby (PIIB),
• pytaj o zakres badania (czy obejmuje np. pomiary elektryczne przewidziane w przeglądzie pięcioletnim),
• doprecyzuj formę protokołu (elektroniczna/papierowa) oraz integrację z c-KOB,
• ustal terminy wykonania pasujące do ustawowych deadline’ów (31 maja, 30 listopada).

Dla przewodów kominowych poza kontrolą okresową istotne jest czyszczenie we właściwej częstotliwości – upewnij się, że wykonawca ma uprawnienia kominiarskie i wystawia potwierdzenia do dokumentacji. Infor.pl

Dokumentacja: od protokołu do c-KOB – co się zmienia i kiedy?

Największą zmianą ostatnich lat jest cyfryzacja książki obiektu budowlanego – c-KOB, oficjalny, bezpłatny system GUNB do zakładania i prowadzenia książki obiektu online. Najważniejsze fakty:

• Od 1 stycznia 2024 r. nowe obiekty muszą mieć książkę wyłącznie w formie cyfrowej (c-KOB). Gov.pl
• Papierowe książki założone do 31 grudnia 2023 r. mogą być prowadzone do końca 2026 r.; od 1 stycznia 2027 r. wszystkie książki będą wyłącznie cyfrowe. Gov.pl
• Oficjalny portal i aplikacja to c-KOB (rejestracja, zakładanie książki, wpisy, nadawanie ról). Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego

W praktyce oznacza to, że protokoły z przeglądów i inne dokumenty (opinie, decyzje, wpisy o zdarzeniach) należy mieć w formie elektronicznej i podpięte w c-KOB. Dla firm zarządzających portfelami nieruchomości to także standaryzacja przepływu informacji i łatwiejsze audyty.

Najczęstsze błędy właścicieli i zarządców budynków

1. Niedotrzymanie terminów (zwłaszcza 31.05 i 30.11 w dużych obiektach). To prosta droga do mandatu i zaleceń pokontrolnych. Gov.pl
2. Brak kompletnej dokumentacji – niepełne protokoły, brak załączników z pomiarów elektrycznych, brak potwierdzeń czyszczeń kominowych.
3. Mylenie przeglądu rocznego z pięcioletnim – pięcioletni ma szerszy zakres i pomiary elektryczne/odgromowe. SIP Lex
4. Niewpisywanie zdarzeń i przeglądów do książki (teraz: c-KOB) lub wpisy z opóźnieniem. Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego
5. Brak planu napraw po zaleceniach – organ nadzoru może sprawdzić wykonanie zaleceń z poprzednich protokołów. cbre.pl
6. Zlecanie przeglądów osobom bez właściwych uprawnień – protokół może zostać zakwestionowany.
7. Ignorowanie instalacji „pobocznych” (np. separatory, SSP/DSO, hydranty – często z osobnymi przepisami i normami).
8. Brak integracji z c-KOB – zapominanie o migracji papierowych książek najpóźniej do końca 2026 r. Gov.pl

Kary i konsekwencje za brak przeglądów lub dokumentacji

Nadzór budowlany może nakładać mandaty za wykroczenia z art. 93 Prawa budowlanego – m.in. za niewykonywanie wymaganych kontroli i braki formalne. W praktyce organy mogą stosować grzywny w drodze mandatu oraz wszczynać postępowania administracyjne, a w skrajnych przypadkach – kierować sprawy na drogę sądową na podstawie przepisów karnych ustawy. SIP Lex+2dos.piib.org.pl+2

Warto podkreślić, że niewywiązywanie się z art. 61–62 (obowiązki utrzymania obiektu) może rodzić konsekwencje nie tylko finansowe, ale też odpowiedzialność w razie wypadku (np. spadek elementów elewacji, porażenie prądem, zatrucie tlenkiem węgla).

Checklisty i harmonogramy: jak poukładać przeglądy na cały rok

Dobry harmonogram przeglądów to Twój system anty-ryzyka. Oto przykładowa struktura (dla obiektu biurowo-usługowego; dostosuj do specyfiki budynku):

Co kwartał (lub zgodnie z instrukcją producenta)

• Przeglądy urządzeń ppoż. (SSP, DSO, oddymianie, hydranty wewn./zewn.).
• Kontrola instalacji HVAC (filtry, nastawy, czystość wymienników).
• Oględziny dachu (szczególnie po silnych wiatrach/opadach).
• Przegląd placu/otoczenia – odwodnienie, wpusty, kratki ściekowe.

Co rok (min.)

• Przegląd roczny zgodny z art. 62 ust. 1 pkt 1 (elewacja, balkony, tarasy, balustrady, stolarka, obróbki, pokrycie dachu, odwodnienie). SIP Lex
• Instalacje gazowe – kontrola szczelności i zabezpieczeń. SIP Lex
• Przewody kominowe – kontrola oraz czyszczenie z częstotliwościami zależnymi od paliwa (paliwa stałe – 4x/rok; gaz/ciekłe – 2x/rok). Dokumentuj! Infor.pl
• Uzupełnienie dokumentacji w c-KOB (wpisy, skany protokołów). Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego

Co 5 lat

• Przegląd pięcioletni – pełna ocena stanu technicznego + pomiary elektryczne i odgromowe z protokołami. SIP Lex

Dwa razy w roku (gdy dotyczy)

• Dla obiektów >2000 m² zabudowy lub dach >1000 m² – do 31.05 i do 30.11 powtórzyć zakres roczny. SIP Lex+1

Przeglądy w praktyce: różne typy obiektów, różne priorytety

Dom jednorodzinny

Choć skala jest mniejsza, bezpieczeństwo nie jest „mniejsze”. Szczególnie ważne: kominiarz i wentylacja (CO!), regularna kontrola instalacji gazowej, stan pokrycia dachu i rynien. Dokumentację warto systematycznie prowadzić i już teraz rozważyć założenie c-KOB dla nowych domów (obowiązkowe dla nowych od 2024 r.). Gov.pl

Budynek wielorodzinny

Poza standardem, dochodzi konieczność skoordynowania wejść do lokali (gaz, przewody spalinowe kotłów dwufunkcyjnych), zarządzania dźwigami (UDT), systemami ppoż. oraz dwukrotnymi przeglądami przy większych powierzchniach. Sprawny zarządca opiera się na rocznym planie przeglądów z przypisanymi odpowiedzialnymi.

Obiekt handlowy/produkcyjny

Kluczowa bywa nośność i stan dachu (obciążenia śniegiem), instalacje specjalistyczne, a także terminy 31.05/30.11. Niezbędne są protokoły z pomiary elektrycznych i odgromowych co 5 lat oraz ciągła obsługa serwisowa systemów HVAC i ppoż. SIP Lex

Najważniejsze zmiany, które warto śledzić w 2025–2027

1) Cyfryzacja książki obiektu budowlanego (c-KOB)

• Już obowiązuje dla nowych obiektów (od 1.01.2024) – książkę zakładasz wyłącznie w c-KOB. Gov.pl
• Papier – tylko do 31.12.2026 (dla starych książek).
• Od 1.01.2027 – tylko cyfrowo dla wszystkich. Zaplanuj migrację wcześniej, bo to nie tylko skany – to porządkowanie danych, uprawnień i workflow w zespole. Gov.pl

2) Doprecyznienia terminów dla dużych obiektów

Dwa przeglądy w roku (do 31 maja i do 30 listopada) dla obiektów >2000 m² zabudowy lub dach >1000 m² – to przepis, który wraca jak bumerang przy kontrolach. Jeśli spełniasz te kryteria, nie odkładaj przeglądów „na po wakacjach”. SIP Lex+1

3) Praktyka kominiarska i bezpieczeństwo „CO”

W sezonach grzewczych szczególnie pilnowane są kontrole przewodów kominowych i czyszczenie (4x/rok dla paliw stałych, 2x/rok dla gaz/ciekłych). To nie tylko kwestia formalna – to realne życie i zdrowie użytkowników. Infor.pl

4) Aktualizacje „Warunków Technicznych” i wytycznych technicznych

W 2023–2024 r. wdrożono zmiany w Warunkach Technicznych (WT), które wpływają m.in. na standardy nowo projektowanych obiektów i modernizacji. Śledź akty wykonawcze MRiT i serwisy prawnicze, bo WT bywają nowelizowane – to przekłada się na wymagania techniczne, a pośrednio na zakres przeglądów i doposażenia obiektu. ISAP+1

FAQ: krótkie odpowiedzi na najczęstsze pytania

Czy każdy budynek musi mieć książkę obiektu?
Zasadniczo tak, ale są wyjątki ustawowe (np. obiekty budownictwa zagrodowego i jednorodzinnego – zgodnie z ustawą książki nie prowadzi się). Dla nowych obiektów, które wymagają książki, od 2024 r. zakłada się ją wyłącznie w c-KOB; od 2027 r. książki będą wyłącznie cyfrowe. Zawsze sprawdź, czy Twój typ obiektu podlega obowiązkowi. (Informacje o c-KOB i terminach cyfryzacji: GUNB). Gov.pl+1

Czy przegląd pięcioletni można „zastąpić” rocznym?
Nie. Zakres pięcioletni jest szerszy (w tym pomiary elektryczne/odgromowe). Musisz wykonać oba zgodnie z terminami. SIP Lex

Mamy halę 1800 m² zabudowy i dach 1200 m². Robimy dwa przeglądy rocznie?
Tak – bo „próg” dotyczy albo powierzchni zabudowy >2000 m², albo dachu >1000 m². Jeśli spełniasz którykolwiek warunek, robisz dwa przeglądy w roku w zakresie rocznym. SIP Lex

Jakie są kary za brak przeglądów?
Organy nadzoru mogą nakładać mandaty za wykroczenia z art. 93 Prawa budowlanego, a w określonych przypadkach prowadzić dalsze postępowania. Lepiej nie testować praktyki na własnym budynku – tańsza jest profilaktyka i porządek w dokumentacji. SIP Lex+1

Czy muszę czyszczyć przewody kominowe, jeśli mam tylko kocioł gazowy?
Tak – dla paliw gazowych co najmniej 2 razy w roku należy czyścić przewody, a dodatkowo przeprowadzać okresowe kontrole przewodów. Dokumentuj te czynności, bo to dowód należytej staranności. Infor.pl

Kiedy założyć książkę w c-KOB?
Właściciel/zarządca zakłada książkę po uzyskaniu pozwolenia na użytkowanie – termin wskazuje GUNB w materiałach informacyjnych dotyczących c-KOB. Gov.pl

Jak przygotować „zwycięski” system przeglądów (best practice)

1. Mapa instalacji i urządzeń – spis elementów objętych przeglądami (elektryka, gaz, komin, wentylacja, ppoż., dźwigi/UDT, HVAC, instalacje sanitarne, separator, odgrom).
2. Rejestr terminów – kalendarz z „twardymi” datami (31.05, 30.11, plus 5-letnie „okna”), przypomnienia i „bufor” czasowy.
3. Wykonawcy z uprawnieniami – umowy ramowe, SLA na pomiary, świadectwa kwalifikacji, lista kontaktów „awaryjnych”.
4. Szablony protokołów – ustal, jakie pomiary i załączniki są wymagane; minimalizujesz ryzyko „braków formalnych”.
5. c-KOB jako „źródło prawdy” – wszystkie wpisy i dokumenty w jednym miejscu; nadaj role i uprawnienia w zespole. Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego
6. Pętla działań po przeglądzie – lista zaleceń → priorytety → budżet → terminy → potwierdzenie wykonania → wpis do c-KOB.
7. Audyt wewnętrzny raz w roku – sprawdź zgodność, kompletność i gotowość na kontrolę nadzoru.

„Mini-poradnik” dokumentacyjny: co wchodzi do teczki przeglądu?

• Protokół z podpisami i pieczęciami osób uprawnionych.
• Załączniki pomiarowe (np. protokoły z pomiarów instalacji elektrycznej i odgromowej, raporty z detektorów gazu, protokoły UDT).
• Zdjęcia usterek i mapa usterek (ułatwia egzekwowanie napraw).
• Wykaz zaleceń z terminami i odpowiedzialnymi.
• Potwierdzenie wykonania zaleceń (faktury/raporty serwisowe).
• Wpisy i pliki w c-KOB + kopia zapasowa (backup) w repozytorium firmowym. Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego

Case study: jak poukładać przeglądy w galerii handlowej

• Obiekt: pow. zabudowy 22 000 m², dach 24 000 m².
• Plan roczny:
  • Marzec–kwiecień: przegląd „wiosenny” (zakres roczny + dachy + elewacja + odwodnienie),
  • Maj: deadline 31.05 – komplet dokumentacji i wpisy w c-KOB,
  • Wrzesień–październik: przegląd „jesienny” (zakres roczny z naciskiem na przygotowanie do zimy),
  • Listopad: deadline 30.11 – wpisy i zamknięcie zaleceń krytycznych,
  • Co 5 lat: pełne pomiary elektryczne/odgromowe oraz ocena estetyczna i przydatności. SIP Lex+1

Efekt? Zero mandatów, wzorcowa dokumentacja i przewidywalny budżet CAPEX/OPEX.

Najczęściej pomijane niuanse, które „wracają” podczas kontroli

• Dylatacje i obróbki blacharskie – nieszczelności „po zimie”.
• Zawilgocenia przy attykach i świetlikach – brak udrożnienia wpustów.
• Anemostaty i przepływy – zaniedbane serwisy HVAC wpływają na jakość powietrza i ciąg wentylacji.
• Dokumentacja elektryczna – brak kompletu protokołów pomiarowych w przeglądzie 5-letnim. SIP Lex
• Brak wpisów do c-KOB lub opóźnienia – formalnie to niedopełnienie obowiązku prowadzenia książki. Gov.pl

Jak sprawnie przejść na c-KOB (migracja do 2027 r.)

1. Audyt papierowych książek – spis obiektów, stan ksiąg, braki.
2. Ustalenie ról – kto zakłada, kto wpisuje, kto zatwierdza w c-KOB.
3. Digitalizacja dokumentów – skany protokołów (OCR), nadanie metadanych (typ przeglądu, obiekt, data, wykonawca).
4. Przeniesienie do c-KOB – wpisy historyczne, bieżące i harmonogramy.
5. Szkolenie zespołu – procedura wpisów, załączników i kontroli jakości.
6. Kontrola terminów – papier najpóźniej do 31.12.2026, od 1.01.2027 tylko cyfrowo. Gov.pl

Co jeszcze śledzić na bieżąco?

• Nowelizacje Warunków Technicznych (WT) – wpływają na standard wyposażenia i mogą pośrednio zmieniać zakres przeglądów (np. wymagania dot. instalacji, izolacyjności, bezpieczeństwa). ISAP+1
• Wytyczne i komunikaty GUNB – doprecyzowują terminy, zakresy i dobre praktyki (np. kontrole wielkopowierzchniowe). Gov.pl
• Interpretacje branżowe (PIIB, serwisy inżynieryjne) – praktyczne aspekty mandatów i uprawnień. dos.piib.org.pl

Checklista szybkiego startu (do skopiowania)

• [ ] Zidentyfikuj typ obiektu i progi powierzchni (2000 m² zabudowy / 1000 m² dachu). SIP Lex
• [ ] Ustal harmonogram: roczne, pięcioletnie, a jeśli trzeba – dwa razy w roku do 31.05 i 30.11. Gov.pl
• [ ] Zweryfikuj wykonawców – uprawnienia, zakres, protokoły i pomiary.
• [ ] Przygotuj szablony protokołów i listy kontrolne.
• [ ] Zorganizuj c-KOB: załóż książkę, nadaj role, wdroż proces. Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego
• [ ] Po każdym przeglądzie – lista zaleceń → realizacja → wpis do c-KOB.
• [ ] Raz w roku – audyt zgodności (dokumenty, terminy, zalecenia).

Wnioski dla właścicieli/zarządców

Przeglądy budowlane to fundament bezpiecznego i zgodnego z prawem użytkowania obiektu. Kluczowe są terminy (szczególnie 31 maja i 30 listopada w dużych obiektach), zakresy (od rocznego po pięcioletni z pomiarami elektrycznymi/odgromowymi) oraz rzetelna dokumentacja – dziś już w logice c-KOB, która od 2024 r. jest obowiązkowa dla nowych obiektów, a od 2027 r. będzie jedyną dopuszczalną formą książki dla wszystkich. SIP Lex+2Gov.pl+2

Jeśli chcesz spać spokojnie i uniknąć kar, zbuduj system: listy kontrolne, sprawdzonych wykonawców, twarde deadline’y, procedurę „zalecenia → naprawa → wpis do c-KOB”. To podejście pozwoli Ci nie tylko spełniać wymogi prawa, ale przede wszystkim zarządzać ryzykiem i planować budżet w sposób racjonalny i przewidywalny.

Wniosek: w kontekście przeglądów warto na bieżąco śledzić zmiany w art. 62 Prawa budowlanego, komunikaty GUNB i cyfryzację dokumentacji c-KOB. Dzięki temu Twoja nieruchomość pozostanie bezpieczna, zgodna i dobrze udokumentowana – a Ty unikniesz „strachu przed kontrolą” i niepotrzebnych kosztów.