Utrzymanie budynku w bezpiecznym, sprawnym i zgodnym z prawem stanie to nie tylko kwestia dobrych praktyk, ale przede wszystkim ustawowego obowiązku. W praktyce najczęściej pojawia się pytanie: czy za przeglądy techniczne odpowiada właściciel, czy zarządca nieruchomości? Aby uniknąć sporów, kar oraz ryzyka odpowiedzialności za szkody, konieczne jest precyzyjne zrozumienie, jak rozkłada się odpowiedzialność za okresowe kontrole stanu technicznego budynku.
Podstawy prawne – co mówi Prawo budowlane?
Zasady dotyczące przeglądów technicznych budynków wynikają przede wszystkim z ustawy Prawo budowlane, w szczególności z art. 61 i art. 62.
- Art. 61 wskazuje, że obowiązek utrzymania obiektu budowlanego w należytym stanie technicznym spoczywa na właścicielu lub zarządcy obiektu. Budynek ma być użytkowany zgodnie z przeznaczeniem, wymaganiami ochrony środowiska oraz zasadami bezpieczeństwa.
- Art. 62 precyzuje, w jakich odstępach czasu i w jakim zakresie należy wykonywać okresowe kontrole – roczne, pięcioletnie oraz kontrole doraźne po wystąpieniu szczególnych zdarzeń (np. silny wiatr, pożar, powódź).
W uproszczeniu: prawo wskazuje, że za zorganizowanie i terminowe wykonanie przeglądów odpowiada właściciel lub zarządca nieruchomości, a nie pojedynczy lokator czy najemca.
Właściciel a zarządca nieruchomości – jak rozumieć podział ról?
W praktyce rynkowej spotykamy różne konfiguracje:
- budynek jednorodzinny – brak formalnego zarządcy, całość obowiązków spoczywa na właścicielu,
- wspólnota mieszkaniowa – obowiązki w imieniu właścicieli wykonuje zarząd lub zarządca nieruchomości,
- spółdzielnia mieszkaniowa – rolę właściciela i zarządcy najczęściej pełni sama spółdzielnia,
- budynki komercyjne (biurowce, centra handlowe) – zazwyczaj powoływany jest profesjonalny zarządca nieruchomości na podstawie umowy.
Ustawa nie narzuca, czy przegląd organizuje osobiście właściciel, czy zleca to zarządcy nieruchomości – kluczowe jest to, że względem organów nadzoru budowlanego odpowiedzialny jest podmiot, który pełni funkcję właściciela albo zarządcy.
Wspólnota mieszkaniowa jest tutaj klasycznym przykładem – za przeglądy techniczne budynku odpowiada jej zarząd lub zewnętrzny zarządca, nie indywidualni właściciele lokali.
Rodzaje przeglądów technicznych, za które odpowiada zarządca
Prawo budowlane wyróżnia kilka kluczowych kategorii okresowych kontroli stanu technicznego obiektów budowlanych. To właśnie ich terminowa organizacja należy do właściciela lub zarządcy.
Roczny przegląd techniczny budynku
Co najmniej raz w roku należy skontrolować m.in.:
- elementy budynku narażone na warunki atmosferyczne (dach, balkony, elewacje, obróbki blacharskie),
- instalacje i urządzenia służące ochronie środowiska,
- instalacje gazowe i przewody kominowe (dymowe, spalinowe, wentylacyjne).
Za zorganizowanie takiego przeglądu – wybór uprawnionej osoby, ustalenie terminu, zapewnienie dostępu – odpowiada właściciel lub zarządca nieruchomości, np. zarząd wspólnoty mieszkaniowej.
Pięcioletni przegląd techniczny (tzw. przegląd pięcioletni)
Co najmniej raz na 5 lat należy przeprowadzić szerszą kontrolę, obejmującą:
- ocenę przydatności do użytkowania całego obiektu,
- kontrolę estetyki budynku i jego otoczenia,
- badanie instalacji elektrycznej i piorunochronnej (sprawdzenie stanu połączeń, zabezpieczeń, uziemień, izolacji).
Tego typu przegląd wymaga zwykle zaangażowania kilku specjalistów i odpowiedniego zaplanowania – co stanowi jedno z kluczowych zadań zarządcy nieruchomości.
Przeglądy sezonowe w dużych obiektach
W budynkach o powierzchni zabudowy powyżej 2000 m² lub z dachem o powierzchni ponad 1000 m², przegląd w zakresie „rocznym” wykonuje się co najmniej dwa razy w roku – do 31 maja oraz do 30 listopada.
Dla dużych obiektów komercyjnych, hal, centrów handlowych to właśnie zarządca jest najczęściej tym podmiotem, który organizuje, nadzoruje i dokumentuje te kontrole.
Kontrole doraźne po szczególnych zdarzeniach
Dodatkowo, właściciel lub zarządca ma obowiązek zlecić kontrolę bezpiecznego użytkowania obiektu, gdy wystąpią zdarzenia mogące wpływać na konstrukcję, np.:
- silne wiatry, intensywne opady śniegu,
- powodzie,
- pożar,
- inne sytuacje awaryjne, które mogą zagrażać bezpieczeństwu ludzi lub mienia.
Komu praktycznie przypisać odpowiedzialność – właściciel czy zarządca?
Kluczowy problem pojawia się w pytaniu: „Kto odpowiada za przeglądy techniczne budynku – właściciel czy zarządca nieruchomości?”
W praktyce:
- w budynku jednorodzinnym – odpowiada właściciel, bo nie ma formalnego zarządcy,
- we wspólnocie mieszkaniowej – odpowiada zarząd lub zarządca, działając w imieniu ogółu właścicieli,
- w spółdzielni – odpowiada spółdzielnia jako podmiot pełniący jednocześnie funkcję właściciela i zarządcy,
- w budynku komercyjnym – odpowiedzialność najczęściej spoczywa na profesjonalnym zarządcy nieruchomości, jednak zawsze w granicach umowy z właścicielem.
Ustawowo odpowiedzialność jest przypisana do „właściciela lub zarządcy obiektu”, a więc organ nadzoru budowlanego może kierować swoje działania zarówno do właściciela, jak i do zarządcy – w zależności od tego, kto faktycznie pełni obowiązki związane z technicznym utrzymaniem obiektu.
Zakres obowiązków zarządcy nieruchomości przy przeglądach
Aby prawidłowo realizować obowiązki wynikające z przepisów, zarządca nieruchomości powinien mieć wdrożony jasny, powtarzalny proces organizacji przeglądów:
Planowanie kalendarza przeglądów
- prowadzenie harmonogramu przeglądów rocznych, pięcioletnich i sezonowych,
- uwzględnianie wymogów dla dużych obiektów,
- planowanie odpowiedniego czasu na przygotowanie budynku (np. poinformowanie mieszkańców, zapewnienie dostępu do pomieszczeń technicznych).
Wybór uprawnionych wykonawców
Przeglądy mogą wykonywać wyłącznie osoby z odpowiednimi uprawnieniami budowlanymi lub kwalifikacjami w zakresie instalacji elektrycznych, gazowych, kominowych itd.
Do obowiązków zarządcy należy:
- weryfikacja uprawnień,
- zawarcie umowy z rzeczoznawcą lub firmą specjalistyczną,
- zadbanie o obiektywność i rzetelność kontroli.
- Organizacja dostępu i nadzór nad kontrolą
Zarządca:
- informuje mieszkańców o terminach przeglądów,
- koordynuje dostęp do lokali, pomieszczeń technicznych, dachu,
- zapewnia dostęp do dokumentacji technicznej, projektów, książki obiektu budowlanego.
Dokumentacja – protokoły i książka obiektu budowlanego
Każdy przegląd powinien zakończyć się sporządzeniem protokołu z kontroli, w którym wskazane są:
- stan techniczny poszczególnych elementów,
- stwierdzone nieprawidłowości,
- zalecenia naprawcze oraz terminy ich wykonania.
Zarządca ma obowiązek:
- przechowywać dokumentację przez cały okres istnienia obiektu,
- wpisywać wyniki kontroli do książki obiektu budowlanego,
- zapewnić dostępność protokołów na żądanie organów nadzoru budowlanego.
Realizacja zaleceń po przeglądach
Samo wykonanie przeglądu to dopiero pierwszy krok. Kolejnym, kluczowym obowiązkiem zarządcy jest:
- zapewnienie realizacji zaleceń pokontrolnych,
- zlecanie napraw, remontów, wymian zużytych elementów,
- prowadzenie nadzoru nad terminowością prac i ich jakością.
Niewykonanie zaleceń może prowadzić do odpowiedzialności cywilnej i administracyjnej zarówno po stronie właściciela, jak i zarządcy.
Odpowiedzialność za brak przeglądów – ryzyko dla zarządcy i właścicieli
Zaniechanie wykonania obowiązkowych przeglądów może skutkować:
- karami administracyjnymi nakładanymi przez organy nadzoru budowlanego (mandaty, nakazy wykonania określonych robót),
- odpowiedzialnością cywilną za szkody wynikłe z zaniedbań (np. zalanie, porażenie prądem, zatrucie gazem),
- w skrajnych przypadkach – nawet odpowiedzialnością karną, jeżeli zaniechania doprowadzą do katastrofy budowlanej lub zagrożenia życia.
Dlatego w interesie zarówno właścicieli, jak i zarządcy nieruchomości jest, aby przeglądy były:
- wykonywane terminowo,
- prowadzone przez uprawnionych specjalistów,
- rzetelnie dokumentowane,
- a zalecenia – realnie wdrażane.
Mieszkańcy a przeglądy – za co odpowiadają użytkownicy lokali?
Choć obowiązek organizacji przeglądów spoczywa na właścicielu lub zarządcy, mieszkańcy również mają swoje zadania:
- udostępnienie lokalu do kontroli (np. przewodów kominowych, instalacji gazowej),
- zgłaszanie zauważonych nieprawidłowości (pęknięcia, zacieki, nieszczelności),
- utrzymywanie instalacji wewnątrz lokalu zgodnie z zasadami bezpieczeństwa.
Wspólnota czy spółdzielnia może obciążać mieszkańców kosztami przeglądów jako współwłaścicieli części wspólnych, ale nie przenosi to na nich obowiązku organizacyjnego – ten pozostaje po stronie zarządcy lub zarządu.
Dobre praktyki zarządcy nieruchomości w zakresie przeglądów
Aby ograniczyć ryzyko sporów i odpowiedzialności, warto wdrożyć kilka stałych praktyk:
- Elektroniczny kalendarz przeglądów
Tworzymy harmonogram obejmujący wszystkie kontrole na najbliższe lata, z automatycznymi przypomnieniami. - Standardy współpracy z wykonawcami
Ujednolicamy sposób zawierania umów, zakres protokołów, minimalne wymagania dotyczące dokumentowania usterek. - Transparentna komunikacja z mieszkańcami
Informujemy z wyprzedzeniem o terminach przeglądów, wyjaśniamy ich zakres i cel, wskazujemy konsekwencje braku dostępu do lokalu. - Ewidencja zaleceń pokontrolnych
Tworzymy listę zadań z terminami realizacji, przypisaniem odpowiedzialnych osób i możliwością monitorowania postępu. - Regularne raportowanie do właścicieli / wspólnoty
Po zakończeniu przeglądów przedstawiamy podsumowanie: kluczowe wnioski, koszty, priorytety remontowe.
Tak ułożony system pozwala zarządcy nieruchomości realnie spełniać obowiązki wynikające z prawa i jednocześnie budować zaufanie wśród mieszkańców oraz właścicieli.
Kto ostatecznie odpowiada za przeglądy?
Odpowiedź, którą jasno formułuje Prawo budowlane, brzmi:
za organizację i terminowe wykonywanie przeglądów technicznych odpowiada właściciel lub zarządca nieruchomości.
W praktyce:
- w budynkach indywidualnych – będzie to właściciel,
- we wspólnotach, spółdzielniach i obiektach komercyjnych – najczęściej zarządca nieruchomości działający na podstawie umowy lub uchwały.
To właśnie na tych podmiotach ciąży obowiązek:
- zaplanowania przeglądów,
- wyboru uprawnionych wykonawców,
- dopilnowania dokumentacji,
- wdrożenia zaleceń pokontrolnych.
Skuteczny, świadomy zarządca nieruchomości traktuje przeglądy nie jako uciążliwy obowiązek, ale jako narzędzie zarządzania ryzykiem, ochrony bezpieczeństwa mieszkańców i utrzymania wartości nieruchomości.